Man fühlt sich wie in einer endlosen Zeitschleife gefangen aus der es kein Entkommen gibt. Das gleiche Problem tritt in regelmäßigen Abständen immer wieder auf. Der einzige Weg die angestaute Wut loszuwerden ist das ewig gleiche genervte Mail zu schreiben, das die Kollegenschaft sofort kopfschüttelnd in den elektronischen Papierkorb verschiebt. Und obwohl der Verteiler groß ist, erreicht er gerade aus diesem Grund niemanden mehr. Von der launig emotionsgeladenen Wortwahl einmal abgesehen, die mehr Abwehr statt Verständnis hervorruft.
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Haben Sie sich jemals ehrlich die Frage gestellt, warum sich dieser Fehler wiederholt? Arbeiten Sie etwa in einem Bereich mit schnell wechselndem Personal, mit vielen Ehrenamtlichen oder Aushilfskräften, die nur wenige Stunden im Haus sind? Sind diese Personen überhaupt in Ihrem E-Mail-Verteiler drinnen? Könnte es sein, dass die Mails gar nicht abgerufen werden? Kurz: Ist es möglich, dass es immer wieder Personen gibt, die eine vor Jahren festgelegte Regelung nicht kennen? Eines ist nämlich sicher, der Fehler passiert zwar am laufenden Band, aber er wird nicht von der gleichen Person verursacht.
Wenn der Personenkreis nicht ständig wechselt, liegt das Problem nicht an der Unwissenheit der Beteiligten. Es fehlt ganz klar an der Verantwortlichkeit, wenn sich niemand zuständig fühlt. Ein Klassiker ist hier die gemeinsame Raumnutzung. Kann es sein, dass die einfache WG-Putzregel aus Studienzeiten, die schon damals umstritten war, auch heute nicht in die Organisation passt? Und tut sich mit der bestehenden Regelung die Führungskraft vielleicht genauso schwer wie die stundenweise Aushilfe?
...und eine neue Lösung für das alte Problem finden
Was tun? Mein Tipp: Geteilte Verantwortung funktioniert nur, wenn sie für alle Beteiligten klar ist und auch gilt. Wenn Sie als administrative Anlaufstelle die organisatorische Verantwortung übernehmen und beharrlich darauf hinweisen, was richtigerweise zu tun wäre, akzeptieren Sie, dass Ihr bisheriges Handeln nicht erfolgversprechend war. Beenden Sie deshalb selbst die Routine und nehmen Sie sich die Zeit zu ergründen, warum sich der Fehler unentwegt einschleicht. Es hilft nicht nach Schuldigen zu suchen, auch nicht kollektiv. Wahrscheinlich ist es Zeit eine neue Lösung für das alte Problem zu finden.
